#5 - Apprendre à maîtriser ses finances

Parler de « finance  » c’est aussi parler plus simplement et plus symboliquement d’argent. 

L’argent est un sujet beaucoup plus chargé d'émotion que ce que la plupart des gens sont prêts à l'admettre. Cela a pour conséquence, à mon avis, d'éviter le sujet.

Pourtant, je pense que le contrôle de ses finances, de l’argent qui rentre et qui sort de son business,  concerne chacun d'entre vous directement puisque cela aura aussi une incidence sur la capacité à vous rémunérer et donc à pérenniser et développer votre business. Comprendre les flux sortants et entrants est aussi une de vos missions de chef d’entreprise.  

Pour cela, quoi de mieux que de comprendre, connaître et suivre vos chiffres pour que vous puissiez prendre les justes décisions, et rendre votre business rentable ?

Vous aurez besoin d'un certain nombre d'outils concrets, pragmatiques et simples d’utilisation. Je vais vous en présenter 4. Ce sont les outils que je propose lors de ma formation sur les finances et je vous assure que chacun de mes stagiaires a toujours réussi à se les approprier rapidement et facilement. 

Le 1er outil c’est comprendre et savoir calculer votre seuil de rentabilité. Le seuil de rentabilité représente le niveau minimum de chiffre d'affaires que l'entreprise doit atteindre et maintenir pour couvrir ses charges. En deçà, l'entreprise travaille à perte. Au seuil de rentabilité, elle équilibre tout juste ses comptes : c'est ce que l'on appelle le  point mort . Au-delà, vous commencez à gagner de l’argent et à faire du bénéfice.  

Il s’agit, à mon sens, d’une des données de gestion financière la plus importante pour votre entreprise… 

Ce calcul est très simple à faire : il correspond à l’ensemble de vos charges (fixes et vos charges variables en y incluant bien-sûr ce que vous souhaitez vous distribuer en terme de salaire ou de revenu et d’y intégrer les charges liées à ces salaires).  

Je m’arrête un instant sur la notion de salaire ou de revenu que vous souhaitez vous verser : il est essentiel que vous le preniez en compte dès le départ pour que ce dernier soit pris en compte dans votre point mort. Au risque, en fin d’année, de vous rendre compte que vous ne pouvez pas vous versez ce que vous aviez prévu ou pensé. Intégrez le donc dès le départ.  

Le 2ème outil c'est votre tableau de trésorerie  : la trésorerie est à l’entreprise ce que l’oxygène est à l’homme. Celui-ci vous permettra d'anticiper et de comprendre réellement le montant de disponibilités dont vous avez besoin chaque mois pour payer vos échéances...  Il mesure à un moment «  T  » les flux entrants et les flux sortants qui apparaissent toujours en TTC.  Ce tableau vous permettra de suivre la trésorerie de votre entreprise pour veiller à ce qu'elle soit toujours pourvue de liquidités disponibles.

Elle doit être gérée au plus juste, notamment dans les moments particuliers. 

Exploitez là au mieux quand elle est largement positive.

Le 3ème outil c'est votre budget prévisionnel  : il ne suffit pas de connaître les résultats passés, il est important également de connaître surtout ceux qui façonneront votre avenir. Cet outil, qui se présente sous la forme d'un tableau excel, vous donnera une idée très précise de votre prévisionnel financier de l’année.  Il vous permettra d’anticiper les recettes et les dépenses sur cette même période et de matérialiser vos objectifs liés à votre activité pour l’année en cours ou à venir. L'année concernée est appelée « exercice ». Elle correspond à une année fiscale.  

II ne faut pas confondre budget prévisionnel et business plan.  Le budget est une prévision financière à 1 an tandis que le business plan est un exercice beaucoup plus complet et détaillé  : il reprendra des éléments précis sur le marché, l’organisation, la stratégie de votre entreprise et le prévisionnel pour les 3 années à venir. Votre budget prévisionnel sera en outre beaucoup plus détaillé en matière de dépenses et de recettes que votre business plan. 

Votre objectif lorsque vous faites cet exercice est de vérifier la  viabilité, la  performance  et la  rentabilité  de votre activité à partir de chiffres réels et projetés. 

A noter : ce budget reste « prévisionnel ».  Il sera donc amené à évoluer  selon les éléments supplémentaires que vous aurez à votre disposition en cours d'année (nouvelles fournitures à acheter, changement de fournisseur, impôts supplémentaires, évolution du marché, lancement d'une nouvelle activité…). 

Cela vous permettra d’avoir une idée précise et une vision très claire de là où vous en êtes. C’est un outil simple et ma foi grandement efficace.

Enfin 4ème et dernier outil, le tableau sur lequel vous allez choisir vos indicateurs de performance ou vos indicateurs de suivi . Ils vous permettront de piloter et d’améliorer votre activité : 

- Rappelez-vous, on ne peut améliorer que ce qui est mesuré d’où l’intérêt de mettre en place ces fameux KPI ou ICP, 

- Concentrez-vous sur quelques indicateurs essentiels, 

- Utilisez un mélange d’indicateurs financiers et commerciaux, des indicateurs quantitatifs et qualitatifs, 

Enfin un objectif de performance devrait être associé à chaque indicateur. 

J’aimerais vous donner un petit conseil pour cette démarche : l'idéal serait d'aligner vos indicateurs financiers sur vos indicateurs commerciaux.  

Par exemple, si vous choisissez de suivre votre niveau d’activité avec votre indicateur de CA, il serait judicieux en parallèle de suivre 2 autres indicateurs qui sont la résultante de ce chiffre d'affaires. Ces indicateurs seraient à la fois le nombre de clients (nouveaux et anciens) et votre taux de transformation. Cela vous aidera sans aucun doute à comprendre comment améliorer votre CA : soit plus de prospection soit une meilleure transformation lors des RV. 

Vous trouverez dans votre e-livret une liste d’indicateurs et les formules pour calculer votre point mort qui peut varier selon si vous avez des charges fixes ou des charges fixes et des charges variables.  

J’espère que ces précieux conseils vont vous aider à faire le premier pas.